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Mis Secretos para aumentar la Productividad.

Aumentar la productividad es un excelente trabajo que nos permite lograr más y mejores resultados en un lapso de tiempo menor y, lo que es mejor, con menos esfuerzo.

Te suena bien, ¿verdad?

Una Ley valiosa en la Gestión del Tiempo personal es la Ley de Pareto, que dice: “El 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados”. No caigamos entonces en el error de estar muy ocupadas en mil cosas que no generan resultados reales.

Pero para ninguna es un secreto que en ocasiones perdemos la motivación y eso nos lleva a posponer nuestros planes e incluso sentimos que perdemos el interés de realizarlos y nos olvidamos de ellos.

Es por esto que quiero compartir contigo algunos secretos que te ayudaran a aumentar tu productividad diaria y te regalará algunos minutos diarios. Acá te los dejo:

Elimina las Tareas Innecesarias: Analiza tus tareas diarias, revisa aquellas que no son urgentes ni importantes y que puedas eliminar de tu lista. Si no necesitas hacer algo, elimínalo de tu lista, no pierdas tiempo en ellas.

Haz primero lo menos agradable: aprende hacer las tareas menos placenteras a primera hora del día, en vez de dejarlas para el final. Esto permite despejar tu mente de excusas para no realizar esas tareas y dejarás de preocuparte por “tener que hacerlas”.

Fíjate metas diarias: en ocasiones perdemos el enfoque por el qué hacer diario, pero si comienzas a fijarte metas diarias será mucho más fácil mantenerte enfocada y alcanzarás la “gran meta”. Esto requiere de tu fuerza de voluntad.

Establece tiempos límites: establece lapsos estrictos y concretos de tiempo para cada tarea, es importante que no dediques ni más ni menos tiempo del establecido. Te recomiendo la Técnica Pomodoro para esto, pronto estará de nuevo disponible mi  Mini E-Book: Felizmente Planificada y encontrarás más información de esta valiosa técnica de manejo del tiempo.

Identifica tus horas más productivas: ¿En qué horas del día tienes más energía y te sientes más motivada? Identifica esos momentos y agenda las tareas más importantes para estas horas. Aunque esto puede variar con el tiempo, identificar tus horas pico te permitirá anotar otro par de puntos al marcador de tu productividad.

Madruga: Si aún no eres una madrugadora, puedes aprender a serlo. Madrugar te brinda montones de ventajas, entre ellas, el hecho de que tienes toda la mañana desde las 5:00 a.m. (o la hora que decidas) para trabajar.

Así, cuando todos se levanten habrás tenido al menos 1 hora de ventaja para adelantar tus tareas y actividades.

Usa lotes de actividades: es bastante útil dividir tu día en lotes de actividades según los bloques de tiempo. Por ejemplo, puedes organizarte para realizar llamadas sólo de 9:00 a.m. a 10:00 a.m.

Con esto, garantizas que no habrá distracciones y, al estar concentrada en un conjunto de tareas específicas, te será más fácil realizarlas mecánicamente.

Realiza mini-tareas: Si vas a trabajar un par de horas, especifica la cantidad de trabajo que realizarás antes de levantarte de la silla y, por supuesto, que dicho trabajo sea igual o menor al tiempo establecido. Por ejemplo, si estás escribiendo un libro, tu mini tarea puede ser no levantarte hasta escribir 1000 palabras.

Adecúa y arregla tu espacio: Un entorno adecuado es fundamental para aumentar la productividad. Trabajar en un lugar ordenado y minimalista te brinda enfoque y claridad. Permite que te sientas con calma y paz en tu lugar de trabajo, y esto impulsa tu motivación.

Elimina las distracciones: Si trabajas mucho tiempo en la computadora, desconecta los programas de chat y redes sociales e incluso las notificaciones del correo electrónico. Si la música te sienta bien, puedes utilizar auriculares, pero asegúrate que sea música que te ayude a estar concentrada.

Organízate utilizando una agenda: Quizás suene obvio, pero llevar una agenda puede aumentar la productividad increíblemente. Yo personalmente y en los últimos años he dejado de confiar en mi memoria, por lo que prefiero que mis agendas (en papel y digital) haga el trabajo de acordarse por mí.

Aumenta tu frecuencia: Durante tu jornada laboral trata de escribir, leer e incluso hablar más rápido. Intenta también pensar más rápido y llevar a cabo las tareas de manera más eficiente. Con esto quiero decir que aumentando un poco tu frecuencia de trabajo, lograrás ahorrar una buena cantidad de tiempo al final del día. Ojo, que aumentar la frecuencia no significa ir corriendo.

Utiliza la Ley de Pareto: o el principio 80-20 que te mencioné al principio. Se dice que esta ley indica que el 20% del esfuerzo genera un 80% del resultado. Enfoca tus esfuerzos en ese 20% y no te obsesiones con el 80% restante. Las personas más productivas lo hacen, y obtienen grandes resultados.

Elimina la postergación: esto lo haces tomando acción inmediatamente después de fijar una tarea. A continuación, realiza los ajustes necesarios.

Es decir: Prepara, dispara, y luego apunta y sigue disparando.  No importa que la acción no esté muy bien planeada. Ya verás el nivel de productividad que podrás alcanzar cuando utilizas esta aproximación. Y en todo caso, siempre podrás mejorar en el camino. Lo importante es empezar a moverte y mantener el movimiento.

Decide en 60 segundos: Cuando hayas reunido la cantidad de información suficiente para tomar una decisión y toma dicha decisión en menos de 60 segundos. Puedes poner el cronómetro de tu celular.

Sé puntual: Sin importar cuál sea la ocasión, siempre, SIEMPRE, sé puntual. Llega a tiempo a las reuniones, aunque sean familiares. Si dices que vas a llamar a las 4:00 p.m., que no sea a las 4:10 p.m. Tu tiempo es valioso y el de los demás también.

También puedes, en ocasiones, adelantar todos tus relojes 10 minutos o más. A mí me ha servido bastante.

Dedica los tiempos de espera para adelantar tareas: Aprovecha los tiempos de espera en un banco, en la cola del colegio, es la sala de espera de consulta médica para adelantar alguna tarea compatible con el sitio donde te encuentres. Por ejemplo, lleva siempre un libro para leer y así despejas la mente, con tu smartphone o tablet puedes responder correos u organizar tareas en tu calendario digital.

Imagina que ya lo has logrado: Visualiza todo como si ya hubieses logrado completar tus actividades. Imagina cómo te sentirías y en que pensarías. Haz que sea real en tu mente, y pronto será real en tu día. Esa sensación de haberlo logrado, te ayudará a esforzarte y ponerte a trabajar en ello.

Aprende a diferenciar “lo urgente de lo importante”: En ocasiones nos pasamos todo el tiempo resolviendo cosas urgentes, y lo importante nunca llega a ser atendido. Analiza al detalle qué actividades son importantes para tu labor diaria, y no las pierdas nunca de vista. Las tareas importantes son aquellas que te acercan al logro de tus objetivos.

Comienza tu día la noche anterior: Establece un ciclo continuo para aumentar la productividad y prepárate por las noches para el día siguiente. Alista el material y lo que sea necesario para arrancar con tus tareas lo más pronto posible en la mañana del otro día. Planifica cada día el día anterior, y toma unos minutos el domingo o el lunes temprano a organizar la semana.

Reconoce tus logros: Siempre será bueno que te elogies o te recompenses por haber culminado una etapa de tus actividades. O por haber hecho todo lo que tenías planeado para el día. La celebración de los pequeños logros te da energías y te motivan a continuar en movimiento.

Divide y conquista: Divide tus grandes proyectos en pequeñas partes y trabaja en cada una de ellas por separado. Distribuye esas tareas pequeñas en el tiempo que tienes para terminarlo y verás que será más manejable. De esta manera no sentirás la presión de un gran proyecto, sino que tendrás tareas realizables todo el tiempo.

Haz una tarea a la vez: Una vez que inicies una tarea, trata al máximo de completarla, de no detenerte hasta finalizar, y de no mezclar esta actividad con otras. No llegues hasta la mitad y cambies a otras o descanses. Define tu tiempo y enfócate por completo en una sola cosa.

Muchas veces pensamos que ser multitareas terminaremos más rápido y obtendremos mejores resultados, pero esto no es cierto. Ser una Mujer MULTITASKING es una leyenda urbana.

Delega: Siempre que puedas, elige a la persona idónea para que realice ciertas tareas por ti. Aquellas tareas que puedes delegar son aquellas que son Urgentes pero No Importantes. Recuerda que se delega el trabajo, no la responsabilidad, por lo que debes supervisar que esa tarea llegue a ser terminada.

Crea nuevos hábitos: Se dice que el ser humano es un ser de hábitos. Y si es así… ¿qué mejor que crear nuevos hábitos conscientemente? Me refiero obviamente a buenos hábitos de vida. Yo soy partidaria y siempre aconsejo a incorporar nuevos hábitos a nuestros días que nos ayuden a lograr nuestras metas.

Optimiza: Identifica los procesos en los que mejor te adaptas y aquellos que te generan resultados. Anótalos. Identifica también qué es eso que haces de forma más productiva. Y realízalo con frecuencia. Al mismo tiempo, toma en cuenta lo que no te sirve y deshazte de ello. Después de anotar lo que sí sirve, mira la manera en la que puedes mejorar y busca posibles opciones de mejora a lo que no funciona.

Continúa enfocada en la productividad: Aumentar la productividad no se trata de hacer una o dos cosas y olvidarse del tema. Siempre habrá maneras de mejorar tu eficiencia y llevar a cabo las cosas de mejor manera.

Mantén el orden a tu alrededor: ya hablamos del orden en tu lugar de trabajo, pero el orden debe estar en todos los aspectos de nuestra vida: las tareas del hogar, nuestros espacios, el tiempo de familia y el tiempo que dedicas para ti y los espacios que compartimos. Si tienes desorden a tu alrededor, tu mente no podrá concentrarse en ser productiva. En mi opinión ser ordenada y mantener un orden forma parte de ser productiva.

 

Descansa: si, suena extraño, pero para ser productiva debes descansar. Yo recomiendo hacerlo por 5 a 10 minutos luego de una jornada de 60 minutos continuos de trabajo. Pararte y caminar, tomar agua o café o té, mover el cuerpo, conversar con alguien (que no sea de trabajo). Y también recomiendo muchísimo que si sientes agobiada o cansada, recostarte un rato y cambiar tus pensamientos.

¿Qué te parecen mis secretos (no tan secretos) para aumentar la productividad? Si te han gustado, compártelos y si deseas agregar alguno muy personal y que te funciona, me encantaría conocerlo y aprender de ti.

Abrazos, Soy Mamá en Tacones

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1 Comment

  • Reply María 7 noviembre, 2018 at 12:10 pm

    Gracias por tus inteligentes consejos

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